Se acaba el papel: Así será el registro de jornada digital que cambiará todas las oficinas en 2026
El reloj de fichar de la oficina está a punto de vivir su mayor revolución. El Gobierno español se encuentra en la fase final de tramitación de un nuevo Real Decreto que desarrollará y endurecerá la obligación del registro de jornada, imponiendo por ley que todas las empresas dispongan de un sistema digital, objetivo y accesible tanto para los trabajadores como para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Esta normativa, que nace de la modificación del Estatuto de los Trabajadores introducida en 2019, se espera que entre en vigor a comienzos de 2026. Aunque el texto aún no es definitivo y podría sufrir ajustes, ha superado ya el período de consulta pública y todo apunta a que, una vez publicado, las empresas dispondrán de un margen de adaptación muy reducido. La anticipación se postula, por tanto, como la estrategia clave para una transición ordenada y sin sanciones.
Para analizar en profundidad el alcance de esta normativa y sus implicaciones prácticas, en Solo Actualidad hemos hablado con Damián Valverde Rodilla, Director Territorial Noroeste de Grupo Data, consultora especializada en cumplimiento normativo, formación y correduría de seguros, con una dilatada experiencia en la implantación de soluciones tecnológicas para empresas.
¿En qué consiste exactamente esta nueva normativa y cuándo entrará en vigor?
“El nuevo Real Decreto busca actualizar y clarificar la obligación vigente desde 2019”, explica Valverde. “Ahora da un paso más, exigiendo que el registro sea digital, objetivo y accesible para trabajadores, representantes e Inspección. Aunque todavía no está aprobado, se encuentra en fase avanzada, y se espera que entre en vigor a comienzos de 2026, con un margen muy ajustado de adaptación para las empresas”.
¿Por qué era necesario actualizar el sistema de control horario?
El directivo señala los problemas del modelo actual: “El sistema es heterogéneo: muchas empresas continúan utilizando hojas manuales o soluciones poco seguras. Esto genera riesgos de manipulación y dificulta la labor de la Inspección. El nuevo decreto pretende homogeneizar criterios y garantizar trazabilidad y protección de los datos, reforzando la transparencia y la confianza entre empresa y persona trabajadora”.
Cambios prácticos para empresas y trabajadores
Las empresas deberán contar con un sistema digital homologado que permita conservar y consultar los datos en cualquier momento. Para los trabajadores, supondrá más control y claridad sobre su propia jornada. “Como ocurre con cualquier cambio organizativo, tanto empresas como trabajadores afrontarán un esfuerzo inicial de adaptación. Pero ese esfuerzo se traduce después en más organización, menos errores y menos conflictos”, añade Valverde.
Requisitos mínimos de la herramienta digital
El consultor desglosa los requisitos técnicos y organizativos que exigirá la ley:
Protocolo interno: Cada empresa deberá contar con un protocolo de registro de jornada, negociado con la representación legal de los trabajadores, que defina cómo se realiza el control, cómo se almacenan los datos y quién puede acceder.
Formación obligatoria: Será necesario formar a los trabajadores para garantizar que saben registrar su jornada correctamente.
Características técnicas: El sistema deberá ser seguro, verificable, inalterable, accesible, respetar la Ley de Protección de Datos y mantener la información durante el tiempo legal.
La solución de Grupo Data: Datis Go
Frente a este escenario, Grupo Data ha desarrollado Datis Go, una plataforma que no solo cumple con la futura normativa, sino que va más allá. “Datis Go es una plataforma integral que combina registro de jornada y gestión de recursos humanos: solicitudes de permisos, pausas, vacaciones, informes, incidencias…”, detalla Valverde.
La diferencia clave, según el directivo, reside en el servicio integral. “Como consultora 360, en Grupo Data tenemos la capacidad de elaborar el protocolo obligatorio e impartir la formación exigida, adaptándonos a la realidad de cada empresa. Acompañamos a organizaciones y equipos para facilitar una adaptación progresiva y sin fricciones”.
Ventajas más allá del cumplimiento legal
La implantación de un sistema como Datis Go no se limita a evitar sanciones. “Automatiza procesos, reduce errores, mejora la conciliación y aporta datos fiables para tomar decisiones. Y, sobre todo, aporta tranquilidad tanto a empresa como a trabajadores, porque todo queda registrado y disponible de forma clara y accesible”, asegura Valverde.
Consejo final para las empresas
Damián Valverde lanza un mensaje claro a las empresas: “Mi consejo es adelantarse, porque cuando el Real Decreto se publique habrá muy poco tiempo para adaptarse. Preparar al equipo, definir procesos y elegir una herramienta fiable es la mejor forma de evitar estrés, errores y sanciones. Herramientas como Datis Go demuestran que cumplir la ley también puede convertirse en una oportunidad para avanzar hacia una cultura laboral más moderna y eficiente”.
En un panorama de cambio normativo inminente, la preparación y la elección de un partner tecnológico con experiencia como Grupo Data se antojan fundamentales para transformar una obligación legal en una ventaja competitiva.
Para más información:
www.grupodata.es
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